如何高效搞定，老板安排的繁琐任务？丨21读书

当任务太多而时间太少，为了最大限度地达成目标，你可以通过四个步骤来管理这些任务，让自己游刃有余。

FOTA就是如下四个步骤英文名的首字母：

我们一步步来看。

图/图虫

想要提高多任务的处理效率，首先要拥有“识别重要性”的能力，去优先完成那些具有累积效应的事情，对未来影响深远的事情，以及对其他任务有巨大影响的事情。

我们可以把所有任务大致分成两类：

所谓“建设类任务”，就是指那些你要“开启/建造”某个“系统/项目”需要完成的任务。

比如，你要造一栋楼，那么“选址、买地、设计、建造、装修……”就是建设类任务。

如果你面对的是建设类任务的话，首先应该意识到，建设任务无小事，任何层面都应该非常专注。因为每一处细节都会影响最终的成败，一颗坏螺丝钉，有可能毁了整架飞机！

其次，越底层的任务越重要。比如“战略层”的重要程度是五颗星，而“表现层”的重要程度就低很多，它对最终成败的影响是最小的。

当遇到建设类任务时，你拿这个框架对照一下，便能很快分辨出它们的重要程度，以此来决定你的精力分配。

人体是一个系统，App是一个系统，公司是一个系统。建设类任务就是从0到1建设一个系统，而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好地运行。

比如App上线后的技术维护、用户运营、营销推广等，公司的日常管理中，财务、人事、进销存管理等就是运营类的任务。

运营类任务中最重要的工作，就是“推动增强回路”和 “消除风险因素”。

比如，在运营一家店铺的过程中，“宣传量”是能与“客户量”形成增强回路的要素。

宣传量越大，店铺的知名度就越高，就会吸引越多的人来购买；而购买的人越多，店铺的现金流就会变得越多，就有更多的钱去做宣传，形成一个增强回路。

全球第一大饮料公司“可口可乐”能保持100多年兴盛不衰的核心秘密之一，就是永不停歇地投入大量广告来推动这个增强回路。

图/图虫

其创始人彭伯顿曾说：“如果我有25000美元，我愿意花24000美元来为可口可乐打广告，再用剩下的1000美元来进行生产。”

反之，“次品率”就是一个风险因素。它会造成店铺出现负面评价，影响店铺的口碑，进而造成客户流失，现金流减少，宣传费用降低，知名度下降，形成恶性循环。

短期成功靠增长，长期成功靠安全。建设类任务、推动“增强回路”的任务和消除“风险因素”的任务是最重要的三类任务，让它们成为你每天工作的重心，把注意力集中在最重要的事情上。

知道了什么事情重要，你就可以根据自己的生物钟，在专注度最高的时候，处理最重要的事情。

8点～12点，15点～18点是脑最为活跃，思维敏捷，注意力容易集中，你应该把最重要、最需要创造力的工作安排在这2大段时间里进行。

6点～9点，20点～22点记忆力最旺盛，是学习的黄金时间段。

13点～14点，23点～5点是最适合休息的时间。顺应生物钟的规律来工作，调节注意力的供需匹配，在适合的时间做适合的事，会让你始终都处在适配的状态，有四两拨千斤的功效。

你已经找到重要的事情，精简了大部分的任务；又对这些任务进行了排序，使它们变成一个任务队列，并找到基于自己生物钟的工作节奏，下一步就该逐项执行了。

但是，如果你发现，整体的任务数量依然不少，而且有些任务的截止时间都赶得比较紧，如果一件件挨个做，估计会来不及，怎么办？

你需要：专注主干线，占用自动线，购买第三线，同时推进这些任务。

“主干线”是你一天中效率最高的时间段。你应该把最重要的工作及学习任务安排在这段时间内，然后逐件专注执行。

为了能让这段有限的时间发挥出最大的功效，你需要屏蔽外界干扰。

比如关闭一切通知类的提醒，带上降噪耳机，将自己与外界隔绝。另外，你需要调整身体状态。

比如，通过少食多餐、清淡饮食来减轻肠胃的压力，保持大脑供血充足；佩戴生物钟眼镜和智能手环来辅助调节体内的节律；设置短暂的小歇等。

利用大脑不思考的碎片化时间：比如吃饭时间、等车时间，去处理同事协作任务，收听音频课程等不需要太多注意力的事情。

购买两类人的时间来提高自己的效率。

把这个任务分包给其他人，“购买”他的时间，提高你的整体效率

最后，你还需要拥有应对意外的能力、锁定方向的能力、不忘初心的能力，来应对过程中的各种变化。

泰山崩于前而面不改色，千金置于旁而车不变道，万贯垂于腰而心不系羁，你便能忙于事而不陷于事，进退自如，灵动前行。

来源丨本文为“管理的常识”（ID:Guanlidechangshi）首发，摘编自《效率红利》，21世纪经济报道经机械工业出版社授权发布。

编辑丨陈思 实习生 黄菁珊